こんばんは。
手帳を買うシーズンが到来しました。
スケジュールの管理とお仕事について今日は記事を書きます。
手帳にはさまざまなタイプがあり、私は生活やお仕事のパターンに合わせて使うタイプを変えてきました。
その中で、シフト制のお仕事(インとアウトも曜日もばらばらの場合)では、『バーチカル形式』が使いやすかったです。
自分のお仕事の時間と、オフの時間を『見える化』する事で、自分の時間を有効活用できるわけです。
しかしながら世の中には、手帳や携帯を常に持ち歩いているのにも関わらず、レスポンスが遅かったり、スケジュールの調整が出来ない人がいます。
社会人になってから、同級生での集まりの幹事をしていたのですが
たとえば、飲み会などをするときに同じメールをみんなに送ります。
『来月の空いてる日をいくつか教えてください。◯日には決定したいので、▲日までには返信をお願いします。』
Aさん:すぐ返ってくるタイプ
→一番助かります。
Bさん:「大丈夫だと思うけど、一応確認してからなる早でまた連絡します」
→これも助かります
Cさん:遅めだけど、スケジュールは大体合うから問題ないタイプ。
Dさん:期日が近づいても連絡ない
→再度連絡する
Eさん:期日が近づいて連絡ないから再度連絡するも、期日を過ぎてから連絡してきて都合が合わない
大体こんな感じに分かれます。
参加どっちでもいいよー、行けたら行くよ！みたいな人は数に入れないとして。
お分かりかと思いますが、この中でおそらく仕事ができるのはAさんとBさんです。スケジュール管理やタスク管理ができる人だと思います
Dさんは言われればやるタイプ。
Eさんはもうだめ…
私はこのEさんタイプにかつてガチ切れしました(￣∇￣)。。
物事の先には人がいるので、期日を守れない、そしてそれがNGだった場合、みんなに迷惑をかける事になります。
他の人達には、既に日時を貰っている。その人達は、幹事に伝えた日に予定が入る可能性があると思っている。それは◯日には決まると思っている。
が
期日を過ぎた上に予定が合わない人がいると、スケジュールを再調整しなくてはならなくなります。
他の人も、その期日の▲日を過ぎても日時が決まらないと、ずっとその提示した日に他の予定を組めない事になります。
OKだよ！と言っても、勿論日が経つにつれ、他の用事ができるわけです。
相手の時間を拘束してしまうのです。
物事の先には人がいるので、締め切りを守るのは人として信頼を得るのにとても大切なことです。
どんなにクオリティの高い仕事をしても、締切を過ぎてはいけません。
遅れる時に、前もって連絡を入れること。
でもその前もっての連絡も、直前に言う奴がいます。
時系列で先に言えばいいってことじゃねーよ！！！
相手がその情報を知って、きちんと対処できる時間があるのか。自分の返答や連絡待ちで、拘束していないか。
特に、返答がaだったら1を、bだったら2を選択するようにするとする。その選択肢の片方であっても、選択後に準備がいる事があるのであれば、予め準備が調うように準備期間を逆算し締め切りを提示しているのが普通です。
締切を守るのは、相手に迷惑をかけないようにするのは当然なのです。
スケジュール管理は、自分だけの予定管理なら勝手にすればいいのですが、相手がいることは自分中心ではいけません。
常に相手の事を考えて、早めのレスポンスをする事。答えられないなら遅くなる事を早めに伝えましょう。
あまりに約束や、期日を守らないと、信用を失います。
日本は特に時間を守る文化ですね。
どんなにクオリティの高いことをし、夢や理想を語っても、『信用』という土台がないと、成り立ちません。
スケジュール管理。
ここで語ったことは、手帳やツールを使いこなしてるからどうかではありません。
自分ではなく、相手に重きを置いて考えているのかという事だと思います。
一度失った信用は、そう簡単に取り戻せません。
仕事が出来ない人の特徴は色々あり、自分はどうかわかりませんが、できる人と思わせるポイントとして、『信用』の占める割合って、結構高いのでは？と思います。
